Gastbeitrag: Digitale Tools im Eventmanagement | Do’s and Don’ts

von Katrin Taepke  www.micestens-digital.de

 

Ob wir joggen gehen, einen Text tippen oder uns an ein neues digitales Tool gewöhnen, jeder von uns hat sein eigenes Tempo. Bestimmt kennen auch Sie Menschen, denen geht die Digitalisierung viel zu schnell. “Kaum hat man sich an die eine Anwendung gewöhnt, da kommt auch schon die nächste um die Ecke.” Anderen wiederum kann es gar nicht schnell genug gehen. Sobald ein neues Device oder Tool auf den Markt kommt, probieren sie es aus. Egal welches Tempo Sie oder Ihre Kunden haben, wollen Sie digitale Tools für Ihre Veranstaltungen einsetzen, ist es wichtig, sie alle einzubeziehen. Den folgenden Satz haben Sie bestimmt schon oft gehört oder gelesen: “Holen Sie Ihre Kunden dort ab, wo sie stehen.” Das bedeutet: Hängen Sie Ihre Kunden bei der Digitalisierung Ihrer Veranstaltungen nicht ab. Geben Sie auch den langsameren Zeit, sich umzugewöhnen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihnen das gelingen kann.

Ihr digitales Anmeldetool

Ich habe es selbst erlebt. Zugegeben es ist schon 8 Jahre her, dass ich für einen Verbandskongress ein digitales Teilnehmermanagement eingeführt und die Faxanmeldungen von heute auf morgen komplett abgeschafft habe. Ganz ehrlich: Mein größter Fehler im Eventmanagement bis dato. Aus meiner Sicht waren Onlinebuchungen wie bei hrs, amazon & Co. im Jahr 2010 bereits Gang und Gebe. Offensichtlich nicht für alle. Nicht für alle, die zu “meinem” Kongress kommen wollten. Die zwei häufigsten Fragen bzw. Beschwerden waren:

 

  • Warum gibt es kein gedrucktes Programm mehr?
  • Warum gibt es kein gedrucktes Anmeldeformular mehr, das mein Chef unterschreiben kann?

Da ich auch heute noch wahrnehme, dass sich nicht jeder mit Onlinebuchungen wohlfühlt, hier mein Tipp für Sie:

 

Bieten Sie beim Umstieg auf ein neues, digitales Tool auch eine Fallback-Variante für Papier-Liebhaber an. Sind die Prozesse Ihrer Kunden, also Teilnehmer, noch auf einen Offline-Prozess abgestimmt, geben Sie Ihnen die notwendige Umstellungszeit. Wenn also für Ihre Veranstaltung bisher ein Anmeldeformular gab, welches zugleich auch das interne Antragsformular Ihrer Teilnehmer war, bieten Sie eine Lösung dafür an.

 

Sie führen beispielsweise das Onlinetool ein und zeitgleich lassen Sie auch Anmeldungen per Fax oder Post zu. Den Mehraufwand lassen Sie sich natürlich vergüten. Dabei ist es aus psychologischer Sicht besser, die Onlinevariante als preisgünstiger darzustellen. Mit anderen Worten: Rabatte funktionieren im Verkauf besser als Preisaufschläge. Letztendlich ist es das Gleiche – es fühlt sich fürs Gegenüber nur wesentlich besser an.

 

Last but not least: Planen Sie anfangs Zeit für telefonische Beratung ein. Wer mit einem neuen Tool nicht klar kommt, ruft Sie oder Ihre Mitarbeiter eben an.

 

Ihr digitaler Check-in

 

Ob den Check-in nun mit Hilfe von Face-Recognition oder durch vorab per E-Mail verschickte Tickets realisieren. Manchmal hakt die Technik. Manchmal liegt’s an der Person vor dem Bildschirm. Wie auch immer. Seien Sie darauf vorbereitet, dass einige Ihrer Teilnehmer Hilfe benötigen oder schlichtweg ihr Ticket vergessen haben. Planen Sie also auch für diese Fälle Personal und manchmal eben auch Drucker beim Check-in ein.

 

Ihr digitales Programm

 

Wie eben schon erwähnt – ich war ganz radikal. Die Umwelt wollte ich retten und die Kosten reduzieren. Viele fanden das super, jedoch bei Weitem nicht alle. Haben Sie den Eindruck, Ihre Zielgruppe könnte Papier auch noch wertschätzen, gehen Sie behutsamer vor.

 

Wollen Sie auf ein gedruckte Programm der Umwelt und Ihren Portokosten zuliebe verzichten, bieten Sie doch eine ansprechend gestaltete pdf zum Herunterladen an. Wer es dann noch ausdrucken möchte, kann es auf dem eigenen Drucker tun. So sind alle glücklich. Sie haben Papier gespart, Druck- und Versandkosten reduziert und Ihr Kunde hat trotzdem ein gedrucktes Programm in der Hand. Achten Sie darauf, dass es wirklich eine hervorragende Optik hat und auch schnell auffindbar ist. Lassen Sie nicht bloß das Gefühl aufkommen, der Print-Liebhaber wäre ein Kunde zweiter Klasse.

 

Ihre Event-App

Für Digital Natives ist die Bedienung einer App kinderleicht. Andere tun sich damit schon schwerer. Auch wenn Sie es sich selbst nicht vorstellen können, nicht jede App lässt sich für jeden intuitiv bedienen. Manchmal scheitert’s schon beim Herunterladen oder Verbinden mit dem richtigen WLAN. Wollen Sie, dass Ihre App dennoch von möglichst vielen Menschen genutzt wird, bieten Sie einfach Ihre Hilfe an. Planen Sie also für die Ankunftszeit bei Ihrer Veranstaltung ein paar “digitale” Helfer ein. Das könnten Mitarbeiter aus Ihrem Team oder vom App-Anbieter selbst sein. Auffällig gestaltete T-Shirts oder andere Accessoires für diese Personen unterstützen außerdem das Branding für Ihre Veranstaltung, Ihre App oder einen gezielt gewählten Sponsor. Darüber hinaus ist so ein menschlicher Helfer eine gute Erinnerung an Ihre App. Manch einer hat es bis dahin einfach noch nicht heruntergeladen – selbst wenn er es gekonnt hätte.

 

Ihre digitale Evaluierung

 

Wer heutzutage noch wehement die gedruckten Evaluierungsbögen verteidigt, hat sie in seiner Zeit als Azubi oder Praktikant noch nie selbst abtippen dürfen. Geschweige denn daraus manuell die Statistikdiagramme und -torten erstellt. Natürlich ist die Resonanz bei den Papierbögen höher als bei der Umstellung auf die digitale Variante. Die Bögen “haben Sie schon immer” eingesetzt. Ihr Teilnehmer hat sich daran gewöhnt. Es ist nur verständlich, dass er das Bekannte dem Unbekannten vorzieht. Außerdem lagen die Bögen meist sehr prominent auf den Stühlen. Wer sich setzen wollte, kam an diesem Stück Papier gar nicht vorbei. Hand aufs Herz: Promoten Sie Ihre Online-Umfrage genauso prominent?

 

Wollen Sie also digitale Feedbackbögen nutzen, machen Sie Ihre Teilnehmer darauf aufmerksam. Kündigen Sie es zum Beispiel während der Grußworte oder Dankesrede auf der Bühne auf Ihrer Veranstaltung an. Wie bei den zuvor genannten Tools sollten Sie auch die Menschen berücksichtigen, die Ihre Meinung lieber auf einem Zettel kundtun. Legen Sie dafür Papier und Stift an einer undurchsichtigen Feedbackbox bereit. Sie können es auch ein wenig emotionaler gestalten und Smilie-Aufkleber dort auslegen.

 

Als Veranstalter sollten Sie darüber hinaus auch ein echtes Ohr für die Wünsche, Fragen, Anregungen und Beschwerden Ihrer Teilnehmer haben. Zeigen Sie sich. Geben Sie sich als Ansprechpartner erkennbar. Bieten Sie im Rahmen einer Table Session oder anderer interaktiver Formate auch einen Tisch nur fürs Teilnehmerfeedback an. Manche Dinge lassen sich persönlich einfach am besten klären.

 

Von A wie Anleitungen bis Z wie Zugangsberechtigungen

 

Egal welches Tool Sie einsetzen, bieten Sie Hilfe beim Einsatz an. Zum Beispiel mit Hilfe von Anleitungen und Screenshots. Achten Sie darauf, dass Ihre Anleitungen Wort für Wort mit Ihren Tools übereinstimmen. Wie oft lese ich selbst Anleitungen, die inzwischen veraltet sind. Buttons befinden sich an zum Beispiel an anderer Stelle oder sind umbenannt. Für die Fortgeschrittenen alles kein Problem. Doch wer sich beim Umgang mit neuer IT unsicher war, wird jetzt noch unsicherer. Ob Ihre Anleitung wirklich verständlich ist, erfahren Sie am besten von einem weniger IT-affinen Dritten.

 

Denken Sie beim Einsatz neuer Tools auch an Zugangsberechtigungen beim Gegenüber. Gerade in Konzernen, bei Behörden, Institutionen oder NPOs sind so manche Dienste und Webseiten schlichtweg gesperrt. Dazu gehören häufig Plattformen wie Dropbox, WeTransfer & Co. Mit Blick auf die DSGVO sind dies vor allem Tools, deren Anbieter außerhalb der EU sitzen.

 

Zuverlässiges WLAN auf Events ist noch nicht selbstverständlich. Überlegen Sie sich also vorab schon eine Offline-Alternative. Manche Apps können auch offline genutzt werden, wenn der Teilnehmer zuvor die Daten heruntergeladen hat. Wollen Sie eine Umfrage mit einem digitalen Tool durchführen, halten Sie alternativ Abstimmungszettel bereit. Sie können natürlich auch per Handzeichen abstimmen lassen. Geht es “nur” um die Aktivierung Ihrer Teilnehmer, könnten Sie diese bitten, einfach in das Smartphone des Nachbarn zu schauen.

Apropos Smartphone: Haben Sie Ihre Teilnehmer aufgefordert aktiv Social Media, Event-Apps, Matching-Apps, Votingtools, digitale Kongresstaschen, Votingtools & Co. zu nutzen, geht den Akkus bald der Strom aus. Spätestens nach der Hälfte des ersten Tages werden die Kunden bei Ihnen am Check-in nach einer Auflademöglichkeit fragen. Die meisten haben eben keine PowerBank dabei. Statt eines Durcheinanders zahlreicher Smartphones an Ihrem Counter, bieten Sie Ihren Kunden doch abschließbare Akkustationen an. Diese sehen aus wie reguläre, kleine Schließfächer – sind jedoch mit unterschiedlichen Ladekabeln ausgestattet. Smartphone anschließen, Fach abschließen und nach einer Stunde wieder kommen. Fertig. Ihr Teilnehmer wird’s Ihnen danken.

 

Für wiederum andere Tools, zum Beispiel für Social Media oder eine Kollaborationsplattform, brauchen Sie nur ein wenig Mut und einen oder mehrere Poweruser. Es gibt immer jemanden, der Feuer und Flamme für eine neue Software ist. Nutzen Sie dessen Neugier und teilen Sie das Wissen in Ihrem Team oder mit Ihren Kunden.

Fazit: Digitale Tools bieten zahlreiche Vorteile. Sie sparen vor allem Zeit, Geld und Papier. Manche erleichtern Ihnen die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern, andere reduzieren die Fehlerquellen. Damit möglichst viele diese Tools auch nutzen, holen Sie sie dort ab, wo sie stehen – es oft leichter als gedacht.

 

Über die Autorin

Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!

Über envivo.select
Die envivo.select GmbH mit Sitz in München unterstützt Unternehmen mit passgenauer Software zur Vertriebsoptimierung und Eventdurchführung. Dazu entwickelt und betreibt envivo.select web- und appbasierte B2B- und B2C-Lösungen, sowohl für Konzerne als auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Zu den Kunden von envivo.select zählen unter anderem Großkonzerne, Handelsunternehmen jeder Größe und Hotels. Weitere Informationen finden Sie auf www.envivo-select.com/.

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2018-05-28T07:09:14+00:00 Mai 28th, 2018|event tools, news, Unkategorisiert|